บทที่ 3 ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (Accounting Information Systems)

(ที่มา :  https://www.myaccount-cloud.com)

         ระบบสารสนเทศทางการบัญชี ( Accounting Information System ) คือ ระบบที่ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อแปลงหรือประมวลผลข้อมูลทางการเงิน ( Financial data ) ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้

(ที่มา :  https://www.myaccount-cloud.com,2562)

          ปัจจุบันงานของนักบัญชีมีการเปลี่ยนแปลงจากเดิมอย่างมาก เนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยทำให้มีการพัฒนาชุดคำสั่งสำเร็จรูปหรือชุดคำสั่ง เฉพาะสำหรับช่วยในการเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูล ซึ่งจะช่วยลดระยะเวลาและเพิ่มความถูกต้องใน การทำงานแก่ผู้ใช้ ทำให้นักบัญชีมีเวลาในการปฏิบัติงานเชิงบริหารมากขึ้น เช่น
การออกแบบและพัฒนาระบบงาน พัฒนาระบบงบประมาณและระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหาร เป็นต้น โดยที่ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (accounting information systems) หรือที่เรียกว่า AIS จะเป็นระบบที่รวบรวม จัดระบบ และนำเสนอสารสนเทศทางการบัญชีที่ช่วยในการตัดสินใจแก่ผู้ใช้สารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยระบบสารสนเทศทางการบัญชีจะให้ความสำคัญกับสารสนเทศที่สามารถวัดได้ หรือ การประมวลผล เชิงปริมาณมากกว่าการแก้ปัญหาเชิงคุณภาพ โดยระบบสารสนเทศด้านการบัญชีจะมีส่วนประกอบหลัก 2 ส่วนคือ

          1.  ระบบบัญชีการเงิน (financial accounting system) บัญชีการเงินเป็นการบันทึกรายการคำที่เกิดขึ้นในรูปตัวเงิน จัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด โดยมีวัตถุประสงค์หลักคือ นำเสนอสารสนเทศแก่ผู้ใช้และผู้ที่สนใจข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น นักลงทุนและเจ้าหนี้ นอกจากนี้ยังจัดเตรียมสารสนเทศในการตัดสินใจของผู้บริหาร ซึ่งนักบัญชีสามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศใช้ในการประมวลข้อมูล โดยจดบันทึกลงในสื่อต่าง ๆ เช่น เทปหรือจานแม่เหล็ก เพื่อรอเวลาสำหรับทำการประมวลและแสดงผลข้อมูลตามต้องการ 

          2.  ระบบบัญชีบริหาร (managerial accounting system) บัญชีบริหารเป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ โดยมีลักษณะสำคัญคือ ให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศทางการบัญชีแก่ผู้ใช้ภายในองค์การ  ให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในอนาคตของธุรกิจ ไม่ต้องจัดทำสารสนเทศตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป มีข้อมูลทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงินและมีความยืดหยุ่นและสามารถปรับให้สอดคล้องกับความต้องการใช้งาน

(ที่มา : http://ladynannan.blogspot.com)

กระบวนการทางธุรกิจ

          1. กิจการให้บริการ (Service Firm) กิจการให้บริการจะมีรายได้หลัก คือ ค่าธรรมเนียม ค่าบริการรับ รายจ่ายหลัก คือ เงินเดือนพนักงาน ค่าวัสดุสิ้นเปลือง ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค และอื่นๆ รายจ่ายในกิจการให้บริการถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ปัญหาที่เกิดขึ้นในกิจการให้บริการคือการวัดผลการดำเนินงาน ลักษณะของผลิตภัณฑ์จะไม่เห็นเป็นตัวตนที่ชัดเจน ตัวอย่างของธุรกิจประเภทนี้ เช่น โรงพยาบาล สำนักงานกฎหมาย บริษัทที่ปรึกษา เป็นต้น

          2. กิจการซื้อมาขายไป (Merchandising Firm) หมายถึง กิจการที่ซื้อขายสินค้าทั้งขายส่งและขายปลีกโดยไม่ใช่ผู้ผลิต รายได้หลักของกิจการ คือ เงินที่ขายสินค้าได้ ค่าใช้จ่าย จำแนกเป็น 2 ส่วน คือ ต้นทุนสินค้าขาย และค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร ตัวอย่างของธุรกิจประเภทนี้ เช่น ห้างสรรพสินค้า ร้านขายยา ร้านขายของชำ เป็นต้น

          3. กิจการผลิต (Manufacturing Firm) กิจการผลิตส่วนใหญ่จะมีโรงงานสำหรับผลิตสินค้า รายได้หลัก คือ เงินที่ได้จากการขายสินค้า ค้าใช้จ่าย คือ ต้นทุนในการซื้อวัตถุดิบ ค่าจ้างคนงาน และค่าใช้จ่ายในขบวนการผลิต ค่าใช้จ่ายทั้งสามส่วนนี้จะรวมเป็นต้นทุนสินค้า ส่วนค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในสำนักงานจะถือเป็นค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร

(ที่มา : https://sites.google.com)

กระบวนการจัดซื้อจัดหา (PURCHASING PROCESS)

          Leenders, et al. (2006) กล่าวว่าบางสถาบันได้ให้คำนิยามของการจัดซื้อ (Purchasing) ว่าเป็น กระบวนในการซื้อ โดยศึกษาความต้องการ หาแหล่งซื้อและคัดเลือกผู้ส่งมอบ เจรจาต่อรองราคา และกำหนดเงื่อนไขให้ตรงกับความต้องการ รวมไปถึงติดตามการจัดส่งสินค้าเพื่อให้ได้รับสินค้าตรงเวลา และติดตามการชำระเงินค่าสินค้าด้วย ซึ่งแท้ที่จริงแล้ว การจัดซื้อ (Purchasing) การจัดการพัสดุ (Supply Management) และการจัดหา (Procurement) นั้น ถูกนำมาใช้แทนกันในการจัดหาให้ได้มาซึ่งพัสดุและงานบริการอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลภายในองค์กร ดังนั้น การจัดซื้อ หรือการ  จัดการพัสดุ ไม่ใช่เป็นเพียงความเกี่ยวเนื่องในขั้นตอนมาตรฐานในกระบวนการจัดหาที่ประกอบด้วย

                            (1) การรับรู้ความต้องการใช้สินค้า

                            (2) การแปรความต้องการใช้สินค้านั้นไปเป็นเงื่อนไขสำหรับการจัดหา

                            (3) การแสวงหาผู้ส่งมอบที่มีศักยภาพเพียงพอกับความต้องการ

                            (4) การเลือกแหล่งสินค้าที่เหมาะสม

                            (5) การจัดทำข้อตกลงตามใบสั่งซื้อหรือสัญญาซื้อขาย

                            (6) การส่งมอบสินค้าหรืองานบริการ

                         (7) การชำระค่าสินค้าหรือบริการให้กับผู้ส่งมอบ  ซึ่งหน้าที่ความรับผิดชอบของการจัดซื้อยังอาจรวมไปถึงการรับมอบสินค้า (Receiving) การตรวจสอบสินค้า (Inspection) การจัดเก็บสินค้า (Storage) การขนย้ายสินค้า (Material Handling) การจัดตาราง (Scheduling) การจัดส่งทั้งขาเข้าและออก (Inbound and Outbound Traffic) และการทำลายทิ้ง (Disposal) แต่การจัดซื้อยังมีหน้าที่ความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องในโซ่อุปทาน (Supply Chain) อีกด้วย เช่น การเข้าไปมีส่วนเกี่ยวข้องกับลูกค้า และลูกค้าของลูกค้า รวมไปถึงผู้ส่งมอบของผู้ส่งมอบ ซึ่งการขยายขอบเขตส่วนเกี่ยวข้องนี้รวมเรียกว่าการจัดการโซ่อุปทาน (Supply Chain Management) โดยการจัดการโซ่อุปทานนี้จะมุ่งเน้นการลดต้นทุน และลดระยเวลาภายในโซ่อุปทานเพื่อให้ได้รับประโยชน์ไปถึงลูกค้าขั้นสุดท้ายของโซ่อุปทาน และด้วยแนวความคิดนี้เอง จึงทำให้การแข่งขันในระดับองค์กรถูกเปลี่ยนไปเป็นการแข่งขันในระดับโซ่อุปทานในอนาคต

(ที่มา : http://importbytop.blogspot.com,2559)

กิจกรรมทางเศรษฐกิจ

          หมายถึงการกระทำต่างๆของมนุษย์เพื่อให้เกิดประโยชน์ทางเศรษฐกิจคือนำมาบำบัดความต้องการของมนุษย์ได้ กิจกรรมทางเศรษฐกิจได้แก่

1.การผลิต (production) หมายถึง การสร้างเศรษฐทรัพย์ขึ้นเพื่อบำบัดความต้องการของมนุษย์ คำว่า เศรษฐทรัพย์ หมายถึง สิ่งของ หรือบริการที่เป็นประโยชน์ สามารถนำมาบำบัดความต้องการของมนุษย์ได้ เช่น อาหาร เครื่องนุ่งห่ม ที่อยู่อาศัย ยารักษาโรค กระแสไฟฟ้าหรือพลังงาน และบริการต่างๆ เช่นการสอนหนังสือ การตัดผม การร้องเพลงหรือเล่นดนตรีบนเวทีการแสดง เป็นต้น แต่ถ้าเป็นสิ่งของที่มีอยู่มากมายโดยไม่ต้องซื้อหา เช่นน้ำในแม่น้ำ อากาศที่เราหายใจ เราเรียกว่า ทรัพย์เสรี ไม่ถือว่าเป็นเศรษฐทรัพย์

2.การบริโภค (consumption) หมายถึง การกินหรือการใช้สินค้าหรือบริการเพื่อสนองความต้องการของมนุษย์โดยตรง เช่นการรับประทานอาหาร การใช้บริการช่างตัดผม บริการของแพทย์ การใช้บริการรถประจำทาง เป็นต้น

3.การกระจาย (Distribution) หมายถึง การจำหน่ายจ่ายแจกสินค้า หรือบริการที่ผลิตขึ้นมาไปยังผู้บริโภค และรวมถึงการนำรายได้จากการจำหน่ายจ่ายแจกสินค้าหรือบริการนั้นๆ มาแบ่งสรรปันส่วนให้แก่เจ้าของปัจจัยการผลิตที่มีส่วนร่วมการผลิต

4.การแลกเปลี่ยน (Exchange) หมายถึงการเปลี่ยนความเป็นเจ้าของของสินค้าหรือบริการระหว่างกัน ปัจจุบันเราจะสังเกตเห็นว่าชาวนาชาวไร่ไม่ได้ปลูกข้าวหรือเลี้ยงสัตว์เพื่อบริโภคในครัวเรือนเท่านั้น แต่จะทำการผลิตเป็นจำนวนมากเพื่อนำไปใช้ซื้อขายแลกเปลี่ยนเอาสินค้าอื่นมาบำบัดความต้องการของตนด้วย จึงเกิดการแลกเปลี่ยนซึ่งเป็นกิจกรรมทางเศรษฐกิจขึ้น

(ที่มา : https://www.nectec.or.th,2545)