(ที่มา : http://blog.vzmart.com)
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Account Information System : AIS)
ระบบ (System) หมายถึงกิจกรรมที่มีความสัมพันธ์กันตั้งแต่ 2 กิจกรรมขึ้นไปมาประกอบกัน โดยมีวัตถุประสงค์ร่วมกัน เช่น ระบบของมหาวิทยาลัยจะประกอบด้วยคณะต่างๆหลายคณะ แต่ละคณะก็สามารถแบ่งออกเป็นสาขาวิชาได้อีก จะเห็นได้ว่าสาขาวิชาเป็นระบบย่อยของคณะ และคณะก็เป็นระบบย่อยในมหาวิทยาลัย
ข้อมูล (Data) หมายถึงข้อเท็จจริงต่างๆ ที่เก็บรวบรวมไว้ เป็นเพียงสิ่งที่บอกเหตุการณ์ที่ได้เกิดขึ้น แต่ไม่มี
ความหมาย หรือมีประโยชน์ในการตัดสินใจ เช่น ขายผ้าทอเกาะยอได้ 25 ผืน ขายน้ำตาลแว่นได้ 15กิโลกรัมเป็นต้น
ความหมาย หรือมีประโยชน์ในการตัดสินใจ เช่น ขายผ้าทอเกาะยอได้ 25 ผืน ขายน้ำตาลแว่นได้ 15กิโลกรัมเป็นต้น
(ที่มา : https://kanthimajanjira.blogspot.com)
สารสนเทศ (Information) หมายถึงข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผลและถูกจัดให้ อยู่ในรูปที่ มีความหมายและมีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ หรือนำไปใช้งาน เช่น ยอดขายเพิ่มขึ้น หรือลดลงจากปีที่แล้ว ในอัตราร้อยละเท่าใด
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี ( Accounting Information System ) คือ ระบบที่ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อแปลงหรือประมวลผลข้อมูลทางการเงิน ( Financial data ) ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี จะให้ความสำคัญกับการรวบรวมข้อมูลและการติดต่อสื่อสารทางการเงิน ซึ่งเป็น กระบวนการติดต่อสื่อสารมากกว่าการวัดมูลค่า โดยที่ AIS จะแสดงภาพรวม จัดเก็บ จัดโครงสร้าง ประมวลข้อมูล ควบคุมความปลอดภัย และการรายงานสารสนเทศทางการบัญชี ปัจจุบันการดำเนินงานและการไหลเวียนของข้อมูลทางการบัญชีมีความซับซ้อนมาก ขึ้น ทำให้นักบัญชีต้องกำหนดคุณสมบัติของสารสนเทศด้านการบัญชีให้สัมพันธ์กับการ ดำเนินงานขององค์การ ประการสำคัญ AIS และระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะมีทั้งส่วนที่แยกออกจากกันและเกี่ยวเนื่อง สัมพันธ์กัน แต่ MIS จะให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหาร ขณะที่AIS จะประมวลสารสนเทศเฉพาะสำหรับผู้ใช้งานทั้งภายในและภายนอกองค์การ เช่น นักลงทุน เจ้าหนี้ และผู้บริหาร เป็นต้น
รายการบัญชีที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานของธุรกิจ สามารถแบ่งได้เป็น 5 วงจร ได้แก่
1. วงจรรายจ่าย (Expenditure Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ การชำระหนี้
2. วงจรการผลิต (Production Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ การผลิต
3. วงจรทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources/Payroll Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ การสรรหาคัดเลือก เงินเดือน ค่าตอบแทนของพนักงาน
4. วงจรรายรับ (Revenue Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ การรับเงิน
5. วงจรการเงิน (Financing Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ การจัดหาเงิน การชำระเงินกู้ การจ่ายเงินปันผลให้แก่ผู้ถือหุ้น
จากรูป แสดงถึงความสัมพันธ์ลักษณะรับ – จ่าย ในระบบย่อยของระบบสารสนเทศทางการบัญชี ทั้ง 5 วงจร เช่น ในวงจรรายจ่าย มีการจ่ายเงินสดเพื่อชำระค่าสินค้าหรือบริการ ในวงจรรายรับ มีการส่งมอบสินค้าหรือบริการและรับเงิน เป็นต้น นอกจากนี้ระบบย่อยทั้ง5 วงจรยังเชื่อมโยงข้อมูลกับ ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป และการออกรายงางบการเงินให้กับผู้ใช้ทั้งภายนอกธุรกิจ ได้แก่ เจ้าหนี้ ผู้ถือหุ้น หน่วยงานราชการและผู้ใช้ภายในธุรกิจได้แก่ ผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการ พนักงาน ด้วย
ระบบสารสนเทศทางด้านการบัญชี จะประกอบด้วย 2 ส่วนคือ
1. ระบบบัญชีทางการเงิน (Financial Accounting System) จะเป็นการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นในรูปตัวเงิน จัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด โดยมีวัตถุประสงค์หลัก คือ นำเสนอสารสนเทศแก้ผู้ใช้และผู้ที่สนในข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น นักลงทุน และเจ้าหนี้
2. ระบบบัญชีผู้บริหาร (Managerial Accounting System) เป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
ส่วนประกอบทางการบัญชี
1.เป้าหมายและวัตถุประสงค์ (Goals and Objectives)
2.ข้อมูลเข้า (Inputs)
- ยอดขายสินค้า ราคาขายของกิจการ
- ราคาขายของคู่แข่งขัน ยอดขายของคู่แข่งขัน
3.ตัวประมวลผล (Processor) คือ เครื่องมือที่ใช้ในการแปลงสภาพจากข้อมูลให้เป็นสารสนเทศมักใช้คอมพิวเตอร์ทำงานการคำนวณ การเรียงลำดับ การคิดร้อยละ การจัดหมวดหมู่ การจัดทำกราฟ ฯลฯ
4. ข้อมูลออกหรือผลลัพธ์ (Output) คือ สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อผู้ใช้
5. การป้อนกลับ (Feedback)
6 .การเก็บรักษาข้อมูล (Data Storage)
7. คำสั่งและขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Instructions and Procedures)
8. ผู้ใช้ (Users)
9. การควบคุมและรักษา ความปลอดภัยของข้อมูล (Control and Security Measures)
หน้าที่ Account Information System : AIS
1. การรวบรวมข้อมูล (Data Collection)
2. การประมวลผลข้อมูล (Data Processing)
3. การจัดการข้อมูล (Data Management)
4. การควบคุมข้อมูลและรักษาความปลอดภัยของข้อมูล (Data Control and Data Security)
5. การจัดทำสารสนเทศ (Information Generation)
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) หมายถึง ระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์ เพื่อนำมาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการทำงาน และการตัดสินใจในด้านต่าง ๆ ของผู้บริหารเพื่อให้การดำเนินงานขององค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
โดยที่เราจะเห็นว่า MIS จะประกอบด้วยหน้าที่หลัก 2 ประการ ดังนี้
1. สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์การมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ
2. สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วย สนับสนุนการปฏิบัติงานและการบริหารงานของผู้บริหาร
ดังนั้นถ้าระบบใดประกอบด้วยหน้าที่หลักสองประการ ตลอดจนสามารถปฏิบัติงานในหน้าที่หลักทั้งสองได้อย่างครบถ้วน และสมบูรณ์ ระบบนั้นก็สามารถถูกจัดเป็นระบบ MIS ได้
ระบบ MIS ไม่จำเป็นที่จะต้องสร้างขึ้นจากระบบคอมพิวเตอร์ MIS อาจสร้างขึ้นมาจากอุปกรณ์อะไรก็ได้ แต่ต้องสามารถปฏิบัติหน้าที่หลักทั้งสองประการได้อย่างครบถ้วนและสมบูรณ์ แต่เนื่องจากปัจจุบันคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่มีประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูล นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analyst and Designer) จึงออกแบบระบบสารสนเทศให้มีคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หลักในการจัดการสารสนเทศ
ปัจจุบันขอบเขตการทำงานของระบบสารสนเทศขยายตัวจากการรวบรวมข้อมูลที่มาจากภายในองค์การไปสู่การเชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลจากสิ่งแวดล้อมภายนอก ทั้งจากภายในท้องถิ่น ประเทศ และระดับนานาชาติปัจจุบันธุรกิจต้องใช้เทคโนโลยีสาร สนเทศที่มีศักยภาพ สูงขึ้นเพื่อสร้าง MIS ให้สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยเพิ่ม ขีดความสามารถของธุรกิจ และขีดความสามารถในการบริหารงานของผู้บริหารในยุคปัจจุบัน แต่ปัญหาที่น่าเป็นห่วงคือคน ส่วนใหญ่ยังไม่เข้าใจในศักยภาพและขอบเขตของการใช้งานระบบสารสนเทศ (MIS) นอกจากนี้บุคลากรบางส่วนที่ขาดความเข้าใจอย่างแท้จริงเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ มีทัศนคติที่ไม่ดีต่อการใช้งานระบบสารสนเทศ ไม่ยอมเรียนรู้และเปิดรับการเปลี่ยนแปลง จึงให้ความสนใจหรือความสำคัญกับการปรับตัวเข้ากับ MIS น้อยกว่าที่ควร
ความสัมพันธ์ระหว่าง MIS และ AIS มี 2 แนวคิด คือ
1. AIS คือ ระบบย่อย ของ MIS
2. AIS และ MIS มีความสัมพันธ์แบบคาบเกี่ยวกัน
เทคโนโลยีสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับนักบัญชี
1. เทคโนโลยีพื้นฐาน เช่น
- คอมพิวเตอร์และอินเตอร์เนท และการแก้ปัญหาเบื้องต้น
- การทํางานจากระยะไกล (Remotely online working)
- เครื่องมือเครื่องใช้สํานักงาน เช่น Scanner, Fax, Printer
2. เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการติดต่อสื่อสารทั่วไป
- อีเมล (Email)
- โปรแกรมเพื่อการสื่อสารอื่นๆ เช่น Line, Skype
บทบาทของนักบัญชีต่อระบบสารสนเทศทางการบัญชี
หลักการขั้นพื้นฐานในการจัดทำสารสนเทศทางการบัญชี
1. รวบรวบเอกสารขั้นต้นที่ใช้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึกรายการค้า
1.1 วงจรรายได้ : ขายสินค้า
- ใบสั่งซื้อของลูกค้า
- ใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี
- ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
1.2 วงจรค่าใช้จ่าย : ซื้อสินค้า, จ่ายค่าใช้จ่าย
- ใบขอซื้อ, ใบสั่งซื้อ
- ใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี
- ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
2. บันทึกรายการค้าลงในสมุดรายวัน
- วิเคราะห์รายการค้า
- จัดทำผังบัญชีตามลักษณะรายการค้าของธุรกิจ
- สมุดรายวันทั่วไป สำหรับ ธุรกิจขนาดเล็ก
- สมุดรายวันเฉพาะ สำหรับธุรกิจขนาดกลางถึงขนาดใหญ่
3. ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปและแยกประเภทย่อย
4. จัดทำงบทดลองและกระดาษทำการ
5. จัดทำรายงานการเงินและรายงานเพื่อการบริหารรายงานการเงินตามมาตรฐานการบัญชีฉบับที่ 35 ย่อ
หน้าที่ 7 ประกอบด้วย
หน้าที่ 7 ประกอบด้วย
- งบดุล
- งบกำไรขาดทุน
- งบกระแสเงินสด
- งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ หรืองบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ
- หมายเหตุประกอบงบการเงิน
ประโยชน์จากระบบสารสนเทศทางบัญชี
1. ให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการปฏิบัติงานประจำวัน
- รายงานการขายประจำวันแยกตามสายผลิตภัณฑ์
- รายงานสินค้าคงเหลือ/วัตถุดิบแยกตามคลัง
- รายงานการรับเงินประจำวัน
- รายงานการจ่ายเงินประจำวัน
- รายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้ที่เกินกำหนดชำระ
2. ให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจวางแผน และควบคุมการดำเนินงาน
- รายงานต้นทุนการผลิตแยกตามสายผลิตภัณฑ์, สาขา
- รายงานจำนวนและมูลค่าสินทรัพย์ถาวรแยกตามฝ่าย
- รายงานยอดขายรายไตรมาสแยกตามผู้จำหน่าย, พนักงาน
- รายงานค่าใช้จ่ายประจำเดือนแยกตามฝ่าย
- เป็นต้น ขึ้นอยู่กับความต้องการใช้งานของผู้บริหาร
3. ให้ข้อมูลขั้นพื้นฐานตามกฎหมายกำหนดแก่ผู้ใช้ภายนอก
- รายงานการเงินตามที่มาตรฐานการบัญชีฉบับที่35 กำหนดให้จัดทำ
- รายงานการเงินตามที่ตลาดหลักทรัพย์กำหนดให้จัดทำ
- รายงานการเงินตามที่กรมทะเบียนการค้า กระทรวงพาณิชย์ กำหนดให้นิติบุคคลจัดทำ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น